Persiapan Resepsi Pernikahan: Paket, Lepasan atau dengan Wedding Organizer?

Oleh: Revy Wedding Organizer

Mempersiapkan acara resepsi pernikahan membutuhkan tenaga dan waktu yang tidak sedikit. Hal ini dirasakan bagi mereka yang tinggal di kota metropolitan seperti Jakarta. Kesibukan dalam bekerja dan aktivitas lainnya seringkali menjadi prioritas utama sehingga hanya sedikit waktu yang tersisa untuk keperluan pribadi anda seperti mempersiapkan acara pernikahan.

Secara umum ada tiga cara yang dilakukan masyarakat Indonesia, terutama di daerah perkotaan, dalam mempersiapkan acara resepsi pernikahan, yaitu: menggunakan paket pernikahan, sistim lepasan, atau menggunakan jasa Wedding Organizer.

Paket Pernikahan

Paket Pernikahan sering digunakan oleh sebagian masyarakat karena sangat praktis dan ekonomis. Paket ini biasanya banyak ditawarkan oleh vendor-vendor katering disamping memasarkan jasa kateringnya. Harganya bisa beragam tergantung isi yang ditawarkan. Paket dirasakan mudah karena pelanggan hanya cukup menghubungi satu vendor utama (biasanya dari katering) sebagai perantara kepada vendor-vendor yang lain. Namun demikian sistim paket memiliki banyak batasan, antara lain: lokasi gedung, jumlah dan jenis menu katering, kelengkapan pelaminan/dekorasi dan fasilitas dokumentasi. Anda tidak memiliki kebebasan untuk memodifikasi atau merubah paket tersebut, kalaupun bisa anda akan dikenakan harga-harga tambahan yang cukup mahal. Secara keseluruhan sistim ini cocok bagi anda yang fokus kepada dana.

Sistim Lepasan

Sistim ini digunakan kalau anda memiliki banyak waktu luang dan menyukai ornamen-ornamen tambahan. Anda mencari sendiri vendor-vendor yang sesuai dengan selera anda, membicarakan rencana-rencana anda dan bernegosiasi dengan mereka. Dari sisi kualitas bisa lebih baik tetapi dari sisi biaya bisa lebih tinggi dibandingkan Paket Pernikahan. Disamping itu anda juga dituntut memiliki pengetahuan yang luas mengenai produk dan harga yang ditawarkan masing-masing vendor.

Jasa Wedding Organizer

Sistim ini sebenarnya perpaduan dari sistim paket pernikahan dan lepasan. Anda ingin suatu acara resepsi yang menarik namun waktu anda sangat terbatas atau anda tidak memiliki kemampuan teknis untuk melaksanakannya. Anda menghubungi Wedding Organizer dan membicarakan rencana resepsi pernikahan yang akan anda buat. Wedding Organizer ini yang nantinya akan membantu anda mencari vendor-vendor yang sesuai dengan acara yang ingin anda buat dan juga batasan dana yang telah anda tetapkan. Selain itu jasa yang ditawarkan oleh Wedding Organizer biasanya lebih luas daripada Paket Pernikahan. Ruang lingkupnya dimulai dari pembuatan konsep acara, penyusunan budget dan proposal yang nantinya akan diajukan kepada anda untuk dimintai persetujuan. Selain itu Wedding Organizer membantu anda membuat design kartu undangan, pemilihan souvenir, acara foto prewedding, meeting teknis persiapan dengan panitia dan vendor serta koordinasi dengan panitia dan vendor yang terlibat pada saat acara pernikahan berlangsung. Dengan kemudahan-kemudahan yang ditawarkan tentunya anda juga dikenakan biaya tambahan untuk jasa Wedding Organizer tersebut.

Sang Arsitek

Oleh: Revy Wedding Organizer

Baru-baru ini saya menyaksikan program acara di salah satu televisi swasta. Pokok dari program acara tersebut adalah menjelaskan rumah dan interior yang dimiliki oleh para selebriti ternama. Presenter yang menyajikan acara tersebut tampak memasuki ruang demi ruang dengan ditemani oleh sang pemilik sambil menceritakan fungsi dari ruangan tersebut, konsep design, dan interior yang dimilikinya beserta keunikannya. Sangat indah menyaksikan rumah-rumah dengan konsep yang baik dan interior yang tertata rapi. Bagi sang pemilik, rumah tersebut menjadi hunian yang nyaman untuk beristirahat, melakukan berbagai aktivitas, dan berkumpul bersama keluarga (home sweet home).

Dibalik konsep hunian yang dimiliki oleh para selebriti tersebut tentunya ada seorang arsitek yang merancangnya. Dengan bantuan sang arsitek tersebut, pemilik rumah dapat mewujudkan keinginannya memperoleh sebuah rumah idaman. Demikian pula halnya dengan suatu acara pernikahan. Dibalik suatu acara yang meriah dan berkesan pasti ada seorang arsitek yang menciptakan momen tersebut, dialah sang Wedding Organizer.

Konsep adalah hasil pemikiran yang merupakan kerangka untuk mewujudkan suatu keinginan. Bentuknya bermacam-macam, dalam bisnis kita kenal sebagai konsep bisnis, dalam bidang properti kita kenal konsep bangunan dan konsep lingkungan, dalam bidang seni ada konsep musik dan konsep tari, dan tentunya masih banyak konsep-konsep lain di berbagai bidang. Demikian pula dalam merancang suatu pesta pernikahan harus ada konsep yang melatarbelakanginya.

Seorang Wedding Organizer yang baik merupakan sumber inspirasi bagi kliennya untuk mendapatkan konsep acara pernikahan yang diinginkan. Dia yang memberi ide bagaimana suatu acara pernikahan diwujudkan, hal-hal apa yang perlu ditampilkan dan siapa saja yang akan terlibat. Dia pula yang mengatur jalannya acara sehingga dapat dinikmati oleh seluruh orang yang menyaksikan. Ditangannya akan tercipta berbagai kreasi sesuai dengan yang diinginkan oleh kliennya. Dia yang akan memberikan masukan yang terbaik bagi kliennya dengan keterbatasan-keterbatasan yang dimiliki oleh kliennya. Di sisi klien, dengan konsep dari Wedding Organizer tersebut akan diperoleh hasil yang maksimal berupa momen pernikahan yang berkesan.

Perlukah Menggunakan Wedding Organizer?

Oleh : Revy Wedding Organizer

Ibu Rani sedang mempersiapkan resepsi pernikahan putrinya tercinta. Kebingungan kerap muncul di dalam hatinya maklum putrinya hanya seorang dan keinginan untuk menyelenggarakan pesta pernikahan yang berkesan merupakan salah satu wujud tanggungjawabnya sebagai orang tua. Dalam rangka mempersiapkan acara resepsi pernikahan putrinya tersebut, Ibu Rani telah menghubungi beberapa kerabat dekatnya untuk memperoleh saran dan informasi. Salah satunya adalah Ibu Dewi yang berdasarkan pengalamannya menikahkan salah satu putranya lalu menganjurkan Ibu Rani untuk menggunakan jasa Wedding Organizer.

Seperti Ibu Rani, mungkin ada di antara anda yang belum memahami Wedding Organizer. Wedding Organizer merupakan orang atau perusahaan yang menyediakan jasa untuk persiapan acara pernikahan. Dahulu untuk keperluan persiapan resepsi biasanya ditangani oleh orang tua dan keluarga dekat kedua calon pengantin. Namun seiring dengan perkembangan zaman dan semakin kompleknya mempersiapkan suatu acara pernikahan sementara waktu yang tersedia semakin sempit, kebutuhan akan tenaga ahli dan profesional untuk mempersiapkan acara resepsi pernikahan semakin meningkat. Fungsi Wedding Organizer sebenarnya mirip dengan seorang manager yang mengatur operasional perusahaan atau yang mengatur jadwal acara dan kegiatan seorang artis. Dia bertanggungjawab atas berhasil tidaknya suatu acara resepsi pernikahan. Sementara itu di sisi klien akan mendapatkan banyak kemudahan dan keuntungan dalam mewujudkan keinginannya.

Mengapa Wedding Organizer diperlukan? Jawaban dari pertanyaan tersebut tentu saja dengan mempertimbangkan keuntungan-keuntungan yang akan diperoleh dari jasa seorang Wedding Organizer, seperti:

· Mempersiapkan rancangan acara

Dalam merancang resepsi pernikahan diperlukan pemikiran mengenai konsep acara tersebut. Konsep ini yang nanti merupakan acuan dalam pemilihan vendor atau mempersiapkan berbagai keperluan lainnya. Tanpa konsep dan pemikiran yang original suatu acara pernikahan akan terkesan biasa dan kurang menarik. Dengan bantuan dan arahan dari Wedding Organizer, klien akan mendapatkan rancangan konsep sesuai dengan yang diinginkannya termasuk perkiraan budget yang akan dikeluarkan untuk mewujudkan rancangan tersebut.

· Memberikan saran terhadap suatu masalah

Dalam melakukan persiapan seringkali kita dihadapkan dengan berbagai permasalahan yang kita tidak tahu dengan pasti bagaimana solusinya. Seorang Wedding Organizer merupakan konsultan yang akan membantu dan memberikan masukan-masukan kepada kliennya. Dia akan melakukan analisis dan menawarkan beberapa pilihan solusi terhadap masalah yang dihadapi kliennya beserta untung rugi dari masing-masing solusi.

· Mencari informasi mengenai vendor

Salah satu kegiatan yang memakan waktu anda dalam persiapan acara pernikahan adalah mencari vendor, menghubunginya, dan mengetahui lebih dalam rincian jasa yang ditawarkan oleh vendor tersebut termasuk tarif dari jasa yang diberikan dan discount-nya. Seorang Wedding Organizer berbeda dengan penyedia paket pernikahan karena dia bekerja untuk kliennya dan segala negosiasi yang dilakukan termasuk discount semata-mata untuk keuntungan klien tersebut. Karenanya seorang Wedding Organizer bisa memberikan keuntungan kepada kliennya berupa pilihan vendor yang sesuai dan hasil negosiasi harga yang terbaik.

· Membuat jadual dan mengatur pelaksanaannya

Seorang Wedding Organizer akan membantu kliennya menyusun jadual persiapan acara (Wedding Plan), seperti: kapan saatnya memesan gedung, katering, undangan, dsb. Dia pula yang akan mengatur pertemuan antara klien dan vendor termasuk mengingatkan klien sehubungan dengan pembayaran yang harus dilakukan kepada vendor. Pada saat acara dia yang akan mengatur koordinasi antara pengantin, keluarganya dan para vendor. Beberapa hal yang biasa dilakukan adalah: memberitahu masing-masing pihak kapan harus tiba di gedung, mengingatkan masing-masing pihak apa saja yang harus dibawa atau dipersiapkan, melakukan koordinasi sehubungan dengan tugas dan tanggung jawab para pihak, dsb.

Bagaimana Mempersiapkan Acara Pernikahan Anda?

Oleh: Revy Wedding Organizer

Pernikahan yang berkesan merupakan dambaan bagi setiap pasangan yang hendak memasuki bahtera rumah tangga. Peristiwa ini merupakan momen yang sakral dimana anggota keluarga, teman dan kerabat biasanya datang untuk memberikan doa restu dan ucapan selamat kepada kedua mempelai yang sedang berbahagia. Karenanya suasana pesta yang meriah dan elegan akan menimbulkan kesan yang mendalam bagi semua orang yang hadir pada saat itu.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh pasangan yang hendak melangsungkan acara pernikahannya, yaitu:

· Menentukan waktu yang tepat untuk melangsungkan acara pernikahan

Biasanya hal ini dirembukkan dengan pihak keluarga dari kedua mempelai. Pilihlah waktu dimana para anggota keluarga dan kerabat dapat hadir pada acara tersebut, misalnya: pada akhir pekan, saat liburan sekolah atau pada saat-saat dimana rutinitas bisnis anda diperkirakan tidak terlalu sibuk. Antisipasi pula adanya kondisi atau peristiwa tertentu, seperti: kondisi cuaca, agenda peristiwa nasional/lokal dan hari raya keagamaan, yang mungkin menjadi penyebab orang-orang yang anda undang tidak bisa menghadiri acara anda.

· Mempersiapkan dana untuk acara pernikahan

Pendanaan untuk suatu acara resepsi sangat relatif tergantung kondisi keuangan anda. Selain itu acara pernikahan bukan hanya kepentingan anda dan pasangan anda tetapi juga keluarga dari kedua belah pihak. Oleh karena itu, orang tua atau keluarga dekat terkadang turut memberikan bantuan dana demi suksesnya acara tersebut. Mengingat dana yang dibutuhkan relatif besar, anda harus melakukan kalkulasi budget yang tepat, seperti: berapa dana yang dibutuhkan untuk pernikahan anda dan berapa dana yang anda miliki saat ini. Jika dana saat ini masih kurang mencukupi lalu dihitung kembali berapa aliran dana yang kemungkinan akan masuk sampai menjelang hari pernikahan anda. Kalkulasi yang tepat akan mendukung kesuksesan dalam mewujudkan pernikahan yang menjadi idaman anda.

· Mempersiapkan acara dan perlengkapan pernikahan

Setelah tahapan perencanaan waktu dan keuangan di atas barulah anda melangkah pada tahap persiapan acara dan perlengkapannya. Tahapan ini merupakan yang paling sulit dan banyak memakan waktu dan pikiran anda. Proses ini dimulai dari pembuatan konsep acara, pemilihan lokasi dan menghubungi para vendor yang terkait dalam acara pernikahan, seperti: katering, dekorasi pelaminan, studio foto, undangan, dsb. Jika anda kesulitan mintalah bantuan Wedding Organizer untuk mengurus semua hal di atas. Untuk objektivitas, disarankan untuk memilih Wedding Organizer yang bersifat netral dan bekerja untuk anda serta bukan perpanjangan tangan (tenaga marketing) dari vendor-vendor perlengkapan pernikahan.

Foto Wedding

Revy-Wedding Organizer

Kesulitan menentukan/menyusun resepsi pernikahan? Atau tidak memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan resepsi pernikahan?

Kendala tersebut sering dialami oleh para pasangan muda yang sedang mempersiapkan resepsi pernikahannya. Hal ini wajar terjadi di kota besar seperti Jakarta apalagi dengan kesibukan warganya dengan urusan pekerjaan dan rutinitas lainnya yang kadang sulit untuk ditinggalkan. Pernikahan yang semestinya menjadi momen yang sakral dan penuh kenangan indah kadang menjadi tidak seperti yang diharapkan karena kurangnya perencanaan yang matang dalam persiapannya.

Hal serupa pernah dialami oleh kenalan kami beberapa waktu yang lalu di saat hari pernikahannya. Beliau sempat shock pada saat pernikahannya karena beberapa hal, seperti: kondisi gedung yang kurang memadai dan keramaian lalu lintas yang menyebabkan beliau tiba di lokasi satu jam dari jadwal yang direncanakan. Kondisi ini tentunya membuat panik pihak keluarga tak terkecuali para tamu yang menghadiri resepsi tersebut juga mulai bertanya-tanya.

Berdasarkan pengalaman di atas, tentunya anda tidak ingin hal tersebut terjadi pula pada anda bukan? Karenanya jasa seorang Wedding Organizer sangat dibutuhkan dalam membantu anda mewujudkan acara pernikahan yang anda idam-idamkan. Dan untuk itu pula kami hadir sebagai Wedding Organizer profesional yang mengedepankan service dan pelayanan yang memuaskan pelanggan. Di tangan kami resepsi pernikahan anda menjadi momen yang membahagiakan dalam hidup anda.

Salam hangat,

Syahrezal